如何汇报工作

本文是基于如何汇报工作-知乎的一个小总结,工作上经常会用到,列个提纲提醒自己思路要清晰哈哈哈。

啥时候汇报

  1. 做好工作计划时,立即相上司回报
  2. 工作进行到一定程度时
  3. 工作出现意外时
  4. 需要做出超权限的决策时
  5. 出错了,及时汇报
  6. 工作完成后汇报

工作汇报6原则

  1. 行动在领导前面,不但要达到领导要求,还要超预期。
    通过换位思考,有效数据转换。
  2. 注意汇报时机。
    一般在周二或者周五进行工作汇报,容易产生互动和沟通。
    一天之中10点多是比较好的时间,正好处理完紧急要务,心情比较放松。
  3. 掌握领导性格。
    后续会讲到不同性格的领导汇报策略。
  4. 适应领导风格。
    一般为倾听型和汇报型。面对倾听型的领导,我们更加适合口头汇报工作。面对阅读型领导,更适合书面工作汇报。
  5. 重结果,少细节。
    先汇报结果,在询问详情的时候,在给出细节。切莫一味谈细节。
  6. 汇报频率取决于企业文化

六种性格领导的汇报策略

  1. 谨慎冷静型
    进行汇报时需要考虑全面,思考细致。
  2. 妥协濡弱型
    这类领导容易受到被人的影响而动摇。在汇报时,除了多阐明自己的观点之外,还可让持相同观点的同事向领导进言,以支持自己的观点和计划。
  3. 外向豪爽型
    这类领导很少生气,会欣赏办事细致的下属。因此不要用表面来评估而是注重自己的实际工作能力,汇报时不管如何,要汇报出自己的工作水平。
  4. 吹毛求疵型
    对于这类领导,如果不想被搞的心情烦闷,则不要太在意对方的批评。要保持冷静的分析能力,如果确实有道理,则按照要求做。
  5. 性格顽固型
    对于听不进下属意见的领导,需要把握自己平和的汇报预期,要明确工作的目的,不是为了个人,而是团队,有错误时委婉提出。
  6. 脾气暴躁型
    要善于察觉领导发火的原因,从而在正常汇报的情况下,避免踏入雷区。

书写工作汇报的策略

可以用KPT原则。KPT来源于日本的一种工作记录法,由三个部门组成。

Keep:对你正在做的事或者项目正常描述
Problem: 你所遇到的问题
Try: 你准备尝试的解决方案,一般给出三个方案,最可行方案,最大胆方案和最可能失败的方案。

三部分清晰明了的工作汇报,既体现了你当前的工作状态,又能层次分明的向领导传递工作困难与你的工作能力。
如此汇报,首先领导比较喜欢做选择题,并给出他的意见;其次,请示领导意见,领导感到被需要和尊重,使领导心里幸福满满。
最后,充分考虑双方共同利益,使领导更容易被接受。

口头工作汇报策略

  1. 明确信息类别
    将信息分为三类,分别是记述信息,评价信息和规范信息。
    记述信息是指事物的情况和现象的本身,不包含好坏信息;
    评价信息是指表达某一情况或现象好坏的信息;
    规范信息表示要求事物应有的状态以及人应采取的行动。
  2. 表述中心思想
    先进行表述,才能让领导抓住重点,使得汇报清晰,有条理。
  3. 分类有序汇报
    对于信息太多的情况,按照一定逻辑顺序进行汇报。如时间,重要性程度等。

金字塔原理

任何事情都可以归纳为一个中心论点,再由三至七个论据支持,如此延伸,就像一个金字塔。
利用金字塔原理,可以让你在30秒之内汇报好一件工作,得到领导赏识。也就是如今在商界流传甚广的30秒电梯法则
我们任何计划都必需简单有效,你的方案,如果你身边的同事都听不懂,那么你的顾客一定也听不懂而且他们也不会买你公司的东西。

金字塔原理的两个核心关键:结论先行和逻辑递进。

一般情况下,领导在主动接受大量复杂信息的时候,会快速调动自己的思维习惯,按照 结论-原因-事实 的结构,来对信息进行高效识别。

设计汇报结构 CRF模型

先说结论(Conclusion),再说原因(Reason),最后说事实(Fact)。
先听到结论,可以很自然的把后续的依据和前面的结论做一个关联,这样就容易认可我的结论。

如何概括出结论

既然结论是回报的重点,那么,如何在复杂的信息中提炼出结论呢?
一般通过归纳法和演绎法。
归纳法很好理解,就是从各个事情中找到它的共性,这个共性就是你的结论。
演绎法则是根据【大前提,小前提,结论】的顺序,推演出结论。

如何有逻辑的讲原因

如何让自己表达的更有逻辑,一般推荐”讲三点“。
即使在表达时对内容要点做简单的三点罗列,也很容易在他人心中营造逻辑性强的“伪印象”。
同时,“讲三点”也逼迫你在发言或蚊子表达前将脑海中凌乱的思绪重新进行整理、归纳、分组,提炼为三点并表达处理,从而有效地额帮助你厘清思路,组织语言。

升华工作价值

切忌只谈事实,记流水账,而从不深挖所做的工作对公司的价值以做升华。
那么,如何升华工作价值呢?简单两个小技巧就能轻易实现:

  1. 将自己的工作和公司的全局工作联系起来。
    例如,今年新签了3个东北客户,可以描述为今年积极贯彻公司开拓东北市场的策略,新签了3个东北客户。
  2. 将自己的工作价值于公司的战略关联起来。
    例如上面例子,更进一步,可以修改为今年积极观测公司开拓东北市场的策略,新签了3个东北大客户,有力地支撑了公司北上南下的战略。